Traitement archivistique
Vous êtes gérant d’une société et n’avez pas forcément le temps de traiter vos données ? Experte en gestion de l’information, l’entreprise Dat@rchiv s’occupe du traitement de vos archives papier et/ou numériques.
L’archivage est en effet utile, nécessaire et pratique pour les besoins d’une entreprise ou d’une collectivité. Pour ce faire, nous vous aidons à définir votre politique d’archivage, organiser vos données et former vos collaborateurs.
Nos solutions d’archivage numérique
L’archivage des documents est important pour le bon fonctionnement d’une société. En effet, en cas de contrôle, vous devez, par exemple, pouvoir fournir aisément des factures ou des devis émis. Classer efficacement vos documents vous permettra de les retrouver sans problème.
Vous avez un arriéré informatique important et n’avez pas le temps de le traiter ? Nous sommes aptes à réaliser pour vous la reprise de données d’inventaires, de fichiers, de bases de données, etc. De plus, nous sommes qualifiés et expérimentés pour traiter des inventaires en XML/EAD (format qui structure les descriptions) et vous accompagnons dans votre démarche.
L’organisation de vos données numériques vous permet de stocker toutes vos données et surtout d’y avoir accès à tout moment sans difficultés. Pour cela, il est nécessaire de repérer les doublons et de les éliminer le cas échéant. Il faut également pouvoir trouver un nom adéquat et facilement compréhensible au fichier numérique. C’est pourquoi nous préconiserons la mise en place d’une charte de nommage.
Vous souhaitez mettre de l’ordre sur votre serveur numérique mais ne savez pas comment faire ? Nous sommes en mesure de vous aider à :
- Créer un plan de classement,
- Classer toutes vos données,
- Mettre en place le nommage des fichiers dans votre structure,
- Organiser la gestion de votre messagerie électronique.
Nous offrons des solutions d’archivage de qualité et répondant à vos attentes.
Nos solutions d’archivage physique
Vous avez un classement d’archives papier à réaliser et ne savez pas comment vous y prendre ?
Nous vous proposons de réaliser le traitement complet de vos archives : tri, classement selon le plan de classement validé, cotation et conditionnement des documents (en chemises, sous-chemises et boîtes d’archives adaptées). Nous effectuons également les éliminations d’archives et la rédaction des instruments de recherche en ISAD/G (norme générale et internationale de description archivistique) et des notices d’autorité en ISAAR/CPF (norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles). La rédaction des bordereaux d’élimination se fait toujours sous le contrôle de l’autorité de la structure et en accord avec les Archives départementales pour ce qui concerne les archives publiques (Code du Patrimoine).
La conservation d’archives papier demande beaucoup de rigueur. Il est en effet nécessaire de les trier et de les classer régulièrement afin d’éviter de vous retrouver noyé sous les dossiers.
Il est souvent indispensable de réaliser des inventaires pour savoir où chaque document se trouve. Bien rangées, les archives papier peuvent simplifier la bonne gestion d’une entreprise ou d’une collectivité.
Pour davantage de renseignement sur nos prestations de traitement archivistique, n’hésitez pas à nous contacter au 06.45.91.26.00.
