En octobre 2020, la commune d’Ygos-Saint-Saturnin dans les Landes a fait appel à Dat@rchiv afin de faire classer ses archives papier qui n’avaient pas fait l’objet d’un traitement depuis plus de dix ans.

Le volume total d’archives à traiter représentait environ 100 mètres linéaires et étaient conservés dans la salle d’archives situé au sous-sol de la mairie, sur des rayonnages en bois.

Suite à nos conseils, la municipalité a pris la décision de nous confier le traitement de ces archives ainsi que de remplacer les rayonnages en bois par des rayonnages métalliques conformes à une bonne conservation des archives. La disposition de ces nouveaux rayonnage a permis également d’optimiser la place et de gagner quelques mètres linéaires supplémentaires.

Le traitement des archives a duré moins de 30 jours entre fin décembre 2020 et début mars 2021. Cela représente ainsi plus de 38 mètres linéaires éliminés et 52 mètres linéaires classés. Un inventaire détaillé permet désormais aux secrétaires de mairie ainsi qu’à quiconque souhaite consulter les archives d’y avoir accès facilement. 

Elue depuis le mois de mai 2020, l’équipe municipale a également souhaité faire le point sur les modalités d’organisation du conseil municipal ainsi que sur la tenue des registres de délibérations. Fabrice Riva Roveda s’est donc chargé de réaliser une formation d’une demi-journée le 13 janvier dernier !

Enfin, les élus ont souhaité poursuivre le travail entamé sur le papier avec le numérique et ont demandé à Dat@rchiv la mise en conformité au RGPD de la commune. Ce travail a débuté début mars et devrait s’achever en avril 2021 !

A suivre …